您刚刚被分配到管理沙巴体育手机app出口合规程序的工作. 从哪里开始??
如果您的组织的程序已经运行了一段时间, 首先，您需要了解它是如何工作的. 需要审查的领域包括贵沙巴体育手机app的书面出口政策和程序，包括系统和自动化, 员工工作分配及培训, 以及过去的审计和评估. 让我们更详细地看看其中的一些组件.
检讨政策及程序
首先回顾一下出口控制政策, 过程和工作说明使您能够快速掌握组织的复杂性级别. 你应该审查的文件包括:
- 所有出口合规程序文件，包括政策, 程序, 手册, 工作指令, 和许可证. 这些可能是硬拷贝，软拷贝，或者合并到系统的工作流程中.
- 出口管制管辖权和分类矩阵和表, 包括适用于不同产品的控制文件, 组件, 材料, 软件, 和技术. 通常, 这些文档中的大多数将在内部创建, 但也可能有一些政府决定，如工业和安全局(国际清算银行)分类或国防贸易管制局(DDTC)商品管辖.
- 最近内部或外部审计或评估的副本(如有).
每一个出口实体商品的组织, 技术, 或者软件应该有书面的出口政策和程序. 虽然这不是一个要求，美国.S. 出口监管机构强烈推荐这一重要组成部分. 但是为了更有效, 您需要确保所有部门或业务单位都以一致的方式遵循了书面的策略和过程.
当您审查您的组织当前的政策和程序时，问以下沙巴体育手机app下载:
- 现有的政策和程序是否足以应对出口风险? 政策和程序很容易过时. 风险是一个不断变化的目标，因为组织输出的内容可能随着时间的推移而改变，而且出口规则可能会改变. 你可能会发现是时候更新沙巴体育手机app的政策和流程了.
- 您的组织是否遵循自己的程序，员工是否始终如一地遵守这些程序? 例如，对于向俄罗斯的出口，你可能有适当的风险控制. 如果法规改变了，而你没有监控这些变化, 也许您的组织没有调整这些过程以保持遵从性. 或者你是否有针对俄罗斯的现行政策和程序，并且已经适应了监管变化. 然而, 如果你的人员流动率很高，新员工没有得到足够的培训, 很有可能没有遵循正确和充分的程序.
记录保存是健全的出口合规计划的一个关键因素. 监管机构通常要求记录应保存至少5年，从出口之日起，有些要求的时间甚至更长. 组织当前计划评估的一部分是确定记录保存是否足以满足内部政策和适用的政府法规要求. 您还需要了解如何实现策略以及如何维护记录. 有时沙巴体育手机app依赖于第三方中介或代理商，如货运代理或分销供应商来保存记录, 但他们可能不理解你的期望，或者没有良好的程序. 您将需要调查并确定是否需要改进.
纠正和报告沙巴体育手机app下载
一个有效的出口合规计划的另一个重要组成部分是有适当的程序来补救或报告沙巴体育手机app下载或违规. U.S. 国际清算银行(国际清算银行)等监管机构建议将此作为有效合规计划的核心要素.
您的组织应该制定政策，概述内部披露违规或可疑违规的过程. 该政策应鼓励员工在认为存在沙巴体育手机app下载时向合规经理或法律总顾问提出警告. 该政策还应明确规定，鼓励员工作出这种通知，而且他们这样做不会受到报复.
您的策略应该包括一个明确的过程，以便在接到事件通知后采取行动. 如果真的有沙巴体育手机app下载，也许是违规, 你需要采取纠正措施来防止它再次发生. 你会想暂时搁置或解决这个沙巴体育手机app下载，以防止重复. 你还需要调查发生了什么, 找到根本原因, 并找到解决沙巴体育手机app下载的方法. 你需要确定事件是否需要自愿向监管机构披露(这是鼓励的). 不管你是否透露这件事, 您将希望确保已经解决了潜在的沙巴体育手机app下载.
评估工作分配和培训
和你的新同事交谈, 直接下属, 负责出口控制的同行将让您了解出口合规计划的进展情况, 以及关注那些需要改进或存在风险的领域. 这些对话将帮助您准确地了解程序的当前状态.
一名新的合规项目专业人员将希望审查目前为关键岗位员工提供的培训类型. 你还需要了解持续培训的预算资金. 人力沙巴体育手机app下载部门通常控制培训项目的预算和审批过程, 所以这是最好的起点. 如果没有集中提供培训，一些业务单位也可能有单独的预算和培训计划.
许多沙巴体育手机app都有内部培训项目或订阅电子学习系统和培训模块，专门关注出口管制合规沙巴体育手机app下载. 这些学习来源提供基线意识培训，有些也可能提供专门培训. 您可以确定组织中的哪些角色需要高级培训，并与人力沙巴体育手机app下载合作，以确保主题专家获得他们所需的专门培训.
筛选员工和商业伙伴
员工, 承包商, 以及海外供应商等商业伙伴, 客户, 渠道合作伙伴, 货运代理应当根据各监管机构的限制当事人名单进行筛选. 一些沙巴体育手机app还根据这些名单对员工和承包商进行审查，以防他们转让任何技术或与他们进行任何金融交易时出现任何沙巴体育手机app下载. 业务合作伙伴和交易对手对基线筛选同样重要, 特别是现在有更多的政府名单，这些名单上的实体数量增加了.
是否应该进行审计?
您可能希望对您的组织当前的出口合规计划进行审计，以评估其有效性, 特别是如果项目已经有一段时间没有进行评估. 审计, 由你和你的团队内部进行, 或者由顾问或律师事务所对外提供, 可以帮助您确定整个沙巴体育手机app的出口风险领域. 这些领域可能包括将商品发送到美国以外的客户.S., 下载软件, 拥有能够使用技术的外籍员工, 以及其他受监管的商业领域.
审计使您能够查看您的沙巴体育手机app正在做的可能需要整个组织的出口控制的事情. 它可以帮助您确定每个区域的相对风险水平, 这在不同的组织和沙巴体育手机app之间会有很大的不同. 审计还可以帮助您确定活动和程序的优先级，以实施控制和降低风险.
如果最近没有执行过审计, 你可能希望聘请律师事务所或顾问进行评估. 这在有很多未知数的情况下尤其有用, 如果程序没有被管理或维护, 或者如果组织最近有一些沙巴体育手机app下载或违规尚未得到完全补救. 外部审计可以帮助您准确评估并采取措施纠正任何沙巴体育手机app下载或缺陷, 以及决定将稀缺沙巴体育手机app下载集中在哪里.
获得管理支持以进行程序更改
对出口控制合规的管理支持对一个良好运行的程序至关重要. 没有高级管理层的支持和承诺，很难做出任何必要的改变. 如果你没有管理层的支持, 这将是很难作出实质性的改进，你的出口合规程序.
评估有多少管理支持以及它是否健全和实质性，这是一个很好的商业实践. 如果您发现管理支持对您的程序不强, 然后，你会希望与高层领导合作，教育他们有关出口合规的知识, 沙巴体育手机app可能面临的潜在风险, 以及如何加强项目并降低风险. 获得管理层的支持将为进行变更铺平道路, 实施改进, 或者增加你认为必要的程序.
到哪里去获得更多的培训和信息
许多刚从事出口管制合规工作的人几乎没有或根本没有这方面的实际背景. 他们需要更深入的培训，了解什么是出口规则，以及如何实施有效的出口合规计划. 这正是ECTI可以提供帮助的地方——我们的培训项目面向合规从业人员, 主题专家, 以及负有特定监督或管理职责的人. 我们提供与你的角色相关的特定主题的高级培训. ECTI沙巴体育手机app下载使您对整个出口规则的范围以及它们如何影响您组织的出口操作有了坚实的基础.
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Scott Gearity是ECTI沙巴体育手机app的总裁.